Come definire i ruoli all’interno di un’organizzazione
Il ruolo che ciascuno ricopre permette all’azienda di crescere e alle persone di conoscere cosa ci si aspetta da loro, definire come comportarsi e fino a che punto sono responsabili di determinati eventi.
Non dobbiamo dare per scontato che la definizione del ruolo sia la conseguenza naturale del titolo ricoperto o di quanto scritto in un organigramma. È facile sconfinare in una miriade di piccoli ruoli e responsabilità che a ben vedere spetterebbero ad altri, ma che in qualche modo ricadono sempre sulle stesse persone.
Per definire il ruolo di una persona bisogna avere ben chiari gli obiettivi che si vogliono raggiungere e le aspettative nei suoi confronti.
Chi è quella persona e cosa vogliamo che faccia per l’organizzazione?
Dal responsabile di reparto al Top Management tutti devono avere chiaro i ruoli di ciascuno.
Il fatto stesso di non aver definito in modo dettagliato:
- le aspettative che si hanno nei confronti delle persone;
- la loro funzione all’interno dell’organizzazione o del gruppo;
- le responsabilità;
Genera come conseguenza un fallimento assicurato anche dopo diversi tentativi di introduzione di nuovo personale.
Ogni persona, in base a competenze ed attitudini, viene inserito in un gruppo sulla base di questi 4 elementi:
- un preciso compito o funzione;
- responsabilità ben definite;
- aspettative esplicite e comunicate a tutti
- risultati misurabili (KPI);
I vantaggi di una corretta definizione dei ruoli
Le persone sono più motivate se sanno cosa devono fare e quale obiettivo devono raggiungere. Al contrario, aspettative poco chiare e obiettivi non definiti con precisione portano a frustrazione e stress che a loro volta demotivano e abbassano la performance.
Se ognuno sa quale contributo deve dare e ci si aspetta che ognuno faccia la sua parte, allora si crea un clima lavorativo adeguato che facilita prestazioni di lavoro migliori. Le risorse comunicheranno meglio tra di loro perché sanno che il flusso di informazioni è cruciale per il gruppo e per raggiungere l’obiettivo condiviso.
Conseguenze di una cattiva definizione dei ruoli
La mancanza di definizioni chiare porta a confusione e pochissima collaborazione. Si lascia spazio alla delega senza criterio, all’accusa, alla mancanza di presa in carico delle responsabilità (molti se ne approfittano) e si permette agli obiettivi da raggiungere di non essere il primario scopo della collaborazione.
Ognuno cerca di portare a termine “quello che crede sia la cosa migliore da fare”.
La mancanza di comunicazione e di confronto costruttivo porta ad una visione distorta delle attività da svolgere. In altre parole, ognuno dice la sua sullo stesso argomento, ma nessuno si prende la responsabilità di ciò che realmente va fatto e più cervelli cercano di controllare gli stessi eventi portando solamente a conflitti e risultati mancati.
Concludendo, una semplice rivalutazione dei ruoli, delle responsabilità e degli obiettivi porterebbe maggiore motivazione, maggiore soddisfazione lavorativa e più risultati per l’organizzazione.
