Smart Working 2026
Dal 7 aprile 2026 le aziende che utilizzano lo smart working devono prestare ancora più attenzione alla gestione della sicurezza. La Legge 11 marzo 2026, n. 34 ha infatti inserito nel D.Lgs. 81/2008 una disposizione specifica per il lavoro agile svolto in luoghi che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro.
La novità riguarda soprattutto il modo in cui il datore di lavoro deve assolvere gli obblighi di prevenzione compatibili con questa modalità di lavoro. La legge stabilisce che tali obblighi devono essere gestiti mediante la consegna, almeno una volta l’anno, di un’informativa scritta al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS). In tale informativa devono essere individuati i rischi generali e i rischi specifici collegati allo svolgimento della prestazione fuori dai locali aziendali.
Informativa e rischi specifici: cosa cambia per la gestione della sicurezza nello smart working
La norma richiama in modo espresso i rischi connessi all’utilizzo dei videoterminali, ma la gestione aziendale non può limitarsi a questo solo aspetto. Per una corretta prevenzione, occorre fornire indicazioni chiare su:
- Ergonomia e salute: postura, pause e affaticamento visivo.
- Sicurezza tecnica: corretto utilizzo delle attrezzature e rischio elettrico.
- Ambiente di lavoro: ordine della postazione e idoneità dei luoghi.
- Protezione dei dati: tutela della riservatezza e segnalazione di anomalie o infortuni.
In concreto, lo smart working non può essere trattato come una semplice autorizzazione a lavorare da casa. Serve una gestione documentata, con regole precise, istruzioni comprensibili e prove di consegna dei documenti. Le aziende dovrebbero quindi verificare subito se dispongono di un’informativa aggiornata e se esiste una procedura interna che disciplini la disconnessione e le responsabilità del lavoratore.
È importante ricordare che anche il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione. Se l’azienda ha il compito di informare e organizzare, il dipendente ha il dovere di attenersi alle istruzioni ricevute e segnalare eventuali criticità.
Le sanzioni del D.Lgs. 81/2008 e come regolarizzare la documentazione aziendale
La legge ha introdotto un profilo sanzionatorio specifico molto severo. In caso di omissione dell’obbligo informativo, il datore di lavoro può essere soggetto alle sanzioni previste dal D.Lgs. 81/2008. Per questo motivo, l’aggiornamento della documentazione non rappresenta soltanto una buona prassi organizzativa, ma un adempimento legale da presidiare con estrema attenzione.
Per le imprese il messaggio è chiaro: lo smart working resta uno strumento utile e flessibile, ma deve essere gestito con un approccio serio e conforme. Aggiornare l’informativa, la procedura interna e la modulistica significa:
- Ridurre il rischio sanzionatorio in caso di controlli.
- Migliorare la tutela effettiva dei lavoratori.
- Garantire una gestione coerente e difendibile davanti agli organi di controllo.
Tabella riepilogativa
| Tema | Cosa prevede la norma | Cosa deve fare l’azienda |
| Entrata in vigore | La novità si applica dal 7 aprile 2026. | Verificare subito tutti i rapporti in smart working attivi. |
| Informativa annuale | Deve essere consegnata al lavoratore e all’RLS almeno una volta l’anno. | Predisporre, aggiornare e far risultare la consegna. |
| Contenuti minimi | Rischi generali e specifici del lavoro agile, con particolare attenzione ai videoterminali. | Inserire istruzioni chiare su postazione, pause, attrezzature, rischio elettrico e segnalazioni. |
| Organizzazione interna | Lo smart working deve essere gestito con misure di prevenzione compatibili con il lavoro fuori sede. | Adottare una procedura interna e modulistica di supporto. |
| Ruolo del lavoratore | Il lavoratore deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione. | Formalizzare obblighi, comportamenti e modalità di segnalazione. |
| Sanzioni | L’omessa informativa è collegata a uno specifico apparato sanzionatorio nel D.Lgs. 81/2008. | Conservare prova della consegna e aggiornare la documentazione. |
| Taglio operativo per i clienti: le aziende dovrebbero aggiornare almeno informativa smart working, procedura interna, modulo di consegna a lavoratore e RLS e istruzioni pratiche per la postazione di lavoro. |