Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale (la n. 176 del 29/07/2022), è entrato in vigore il Decreto Legislativo n.104/2022, ossia il Decreto Trasparenza (in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1152) che, in ossequio alle disposizioni dettate dall’UE, introduce nuovi obblighi per i datori di lavoro al momento della stipula di un contratto.
In particolare, i contratti di lavoro e le lettere d’assunzione dovranno contenere una corposa serie di informazioni riguardanti lo svolgimento del rapporto di lavoro, come:
- durata del periodo di prova;
- la formazione;
- i congedi;
- la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione.
Tra i nuovi obblighi informativi che sono in capo al datore di lavoro nei rapporti con i propri dipendenti, vi sono, altresì, delle disposizioni concernenti l’utilizzo di sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati.
Il Decreto Trasparenza, infatti, introduce una serie di onerosi obblighi informativi di cui si deve far carico il datore di lavoro con riferimento alle diverse tipologie di contratto di lavoro, attraverso la previsione di una serie di informazioni che finora erano gestite tramite un mero richiamo al CCNL di appartenenza.
Il D.Lgs 104/2022 ha introdotto importanti novità soprattutto in materia di trattamento di dati personali perché, attraverso l’introduzione del articolo 1-bis, al Decreto Legislativo n. 152/1997, dal 13 agosto 2022 il datore di lavoro sarà obbligato ad “informare preventivamente il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni, nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori“.
Si fa, quindi, riferimento all’utilizzo di questi strumenti dalla fase di recruiting, fino alla gestione del rapporto di lavoro e alla sua cessazione.
Lo scopo di tale previsione sembrerebbe, dunque, quello di evitare “asimmetrie informative”, laddove committenti o datori di lavoro trattino i dati personali dei dipendenti mediante processi automatizzati al fine di esercitare attività di coordinamento e gestione del rapporto di lavoro.
Il Decreto Trasparenza, dunque, fa rientrare nel perimetro dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati anche quelli che supportano le scelte strategiche, il che apre la porta ad una quantità enorme di strumenti, atteso che quasi ogni Ente ha, ad esempio, un sistema di valutazione dei propri dipendenti sulla base di alcuni parametri.
Gli obblighi informativi di cui al Decreto Trasparenza riproducono, con maggiori dettagli, gli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, in relazione ai sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati, poiché riguardano:
- gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi;
- gli scopi e le finalità dei sistemi;
- la logica ed il funzionamento dei sistemi;
- le categorie di dati ed i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
- le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
- il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.
A ciò si aggiunga che il Decreto Trasparenza prevede espressamente l’obbligo di integrare il registro dei trattamenti previsto dal GDPR e di eseguire una valutazione di impatto (una DPIA) in relazione allo specifico trattamento.
Inoltre, nel caso in cui venissero apportate delle modifiche o integrazioni ai sistemi automatizzati oggetto dell’informativa nell’ambito del rapporto di lavoro, sarà altresì necessario informare le rappresentanze sindacali ovvero la rappresentanza sindacale unitaria o, in assenza di rappresentanze aziendali, le sedi territoriali delle associazioni sindacali di categoria comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.
La conseguenza di ciò potrebbe essere che il livello di dettaglio delle informative ex artt. 13 e 14 del GDPR per i candidati ed i neo dipendenti dovrà essere notevolmente aumentato, per evitare una contestazione sia ai sensi del GDPR che ai sensi del Decreto Trasparenza, con il rischio di una duplice sanzione in caso di inadempimento.
Il Decreto Trasparenza è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 29 luglio 2022 ed entrerà in vigore il 13 agosto 2022, senza alcun periodo di tolleranza e transizione; pertanto, entro tale data, tutti i nuovi contratti di lavoro dovranno essere conformi ai requisiti del Decreto Trasparenza e, in relazione ai contratti esistenti, i dipendenti potranno chiedere che il loro contratto sia aggiornato.